Stadgar

Staffanstorps Släktforskarförenings stadgar.

Fastställda vid föreningens årsmöte 1984,reviderade 2002 och 2021

Föreningen.

§1 Namnet på föreningen som bildades den 30 november 1983, skall vara Staffanstorps Släktforskarförening. Det är en ideell förening med säte i Staffanstorp. Föreningen skall vara ansluten till Skånes Släktforskarförbund (SkSF) och till Sveriges Släktforskarförbund.

§2 Föreningens syfte är att skapa intresse för släktforskning, genom en aktiv och välplanerad verksamhet för medlemmar och potentiella medlemmar.

Skapa kontakter mellan släktforskare inom och utom föreningen exempelvis via möten med släktforskning på agendan.

Skapa intresse för släktforskning genom en aktiv och välplanerad släktforskarutbildning för framförallt nybörjare, såväl medlemmar som potentiella medlemmar, samt anordna sammankomster med intressanta föreläsningar, där alla är välkomna.

Stödja släktforskare och potentiella släktforskare med råd och information.

Söka samverkan med arkivvårdande organ, bibliotek samt föreningar med släktforskning eller kulturhistorisk inriktning.

Medlemmar.

§3 Medlemskap erhåller varje fysisk person med intresse för släktforskning och som betalar den av årsmötet beslutade årsavgiften. Familjemedlem blir den som betalar den av årsmötet beslutade årsavgiften för familjemedlem och som ingår i samma hushåll som fullbetalande medlem.

Medlemskap ger rätt att delta i föreningens aktiviteter, och att erhålla medlemstidning i ett exemplar per hushåll. Medlem har motions- och yttranderätt vid föreningens möten samt en röst vid omröstningar.

§4 Medlemsavgiften för kommande år beslutas, på förslag från styrelsen, av årsmötet. Medlemsinträde under sista kvartalet innebär att inbetalningen av medlemsavgiften automatiskt förlängs till att gälla även nästkommande verksamhetsår. Medlem som inte betalt medlemsavgiften senast den 30 april innevarande år anses ha valt eget utträde ur föreningen.

Styrelse.

§5 Föreningens angelägenheter handläggs av styrelsen, och som på ordförandes kallelse skall sammanträda minst 4 gånger per år. Styrelsens sammanträden skall protokollföras.

§6 Styrelsen skall bestå av ordförande och 4-6 ledamöter, som väljs av årsmötet. Ordföranden väljs för ett år, övriga ledamöter för två år, varav hälften vartannat år. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, kassör, sekreterare, två firmatecknare och övriga erforderliga funktionärer vid konstituerande sammanträde, som skall hållas senast tio dagar efter årsmötet. Styrelsen är beslutsmässig då minst tre ledamöter, däribland ordförande eller vice ordförande är närvarande. Vid omröstning i styrelsen gäller enkel majoritet, vid lika röstresultat har ordförande utslagsröst. Förslag till val av ordförande och övriga valbara styrelseplatser lämnas av valberedningen vid årsmötet.

Medlemsinformation.

§7 Styrelsen skall inom ramen för vad som stadgas om föreningens syfte, minst två gånger per år distribuera en medlemstidning (Släkttavlan) till samtliga helbetalande medlemmar och till biblioteken i Staffanstorp och Hjärup samt att tidningen distribueras digitalt till de föreningar vi har tidningsutbyte med. Pliktexemplar distribueras via post.

Föreningens räkenskaper/Firmatecknare/Revision

§8 Föreningens räkenskapsår skall vara kalenderår. Kassören ansvarar för inkassering av medlemsavgifter och medlemsregistrering, verkställer betalning av förbundsavgifter baserad på antalet medlemmar den 31 december föregående år. Lämnar ekonomisk rapport vid styrelsemöten samt med kvitton verifierar föreningens intäkter och kostnader samt sammanställer balans och resultaträkning till årsmötet.

§9 Föreningens firmatecknare är ordföranden och kassör var för sig.

§10 Föreningens räkenskaper granskas av två revisorer av vilka en är utsedd till sammankallande. Vid årsmötet avger revisorerna en revisionsberättelse samt föreslår årsmötet om styrelsen kan beviljas ansvarsfrihet för det reviderade verksamhetsåret. Revisorer och suppleant väljs på ett år.

Årsmöte/Medlemsmöte.

§11 Föreningens årsmöte skall hållas före februari månads utgång. Verksamhetsberättelsen sänds tillsammans med kallelsen till årsmötet. Motion till årsmötet skall skriftligen vara styrelsen tillhanda senast den 31 december. Extra medlemsmöte hålls när styrelsen, revisorerna eller minst en femtedel av medlemmarna kräver det. Vid extra medlemsmöte får endast beslutas i ärenden som angivits i kallelsen. Kallelse till års- och extra medlemsmöte skall vara utsänt till medlem, senast 14 dagar före mötet. Det är styrelsen som skall kalla till dessa möten, antingen via brev, eller via mejl till medlemmar, som lämnat sin mailadress (”mailmedlemmar”), till styrelsen. Vid omröstning på medlemsmöte gäller, om inget annat sägs, enkel majoritet.

Dagordning vid årsmötet.

  1. Årsmötet öppnas.
  2. Fråga om mötet blivit stadgeenligt utlyst.
  3. Fastställande av dagordning för mötet.
  4. Val av ordförande vid mötet.
  5. Val av sekreterare vid mötet.
  6. Val av justeringsman, som jämte ordförande justerar mötets protokoll.
  7. Val av två rösträknare.
  8. Styrelsens verksamhetsberättelse.
  9. Kassörens redovisning av balans och resultaträkning.
  10. Revisionsberättelse.
  11. Fråga om beviljande av ansvarsfrihet för styrelsen för det gångna verksamhetsåret.
  12. Fastställande av verksamhetsplan och budget, samt medlemsavgift för nästkommande verksamhetsår.
  13. Val av föreningens ordförande.
  14. Val av styrelseledamöter.
  15. Val av två revisorer varav en utses till sammankallande och en revisor suppleant.
  16. Val av två ledamöter till valberedningen, av vilka en utses till sammankallande.
  17. Inkomna motioner.
  18. Årsmötet avslutas.

Dagordning vid extra medlemsmöte oavsett vem som initierat mötet.

  1. Mötet öppnas
  2. Fråga om mötet blivit stadgeenligt utlyst.
  3. Fastställande av dagordning.
  4. Val av ordförande vid mötet.
  5. Val av sekreterare vid mötet.
  6. Val av justeringsman, som jämte ordförande justerar mötets protokoll.
  7. Val av två rösträknare.
  8. Ärende/n som föranlett att extramötet hålls. En punkt för varje specifik fråga, samt beslut noga verifierat för varje fråga.
  9. Ordförande avslutar mötet.

Stadgeändringar.

§12 Ändringar av eller tillägg till dessa stadgar skall, för att bli gällande, beslutas av två på varandra, med minst 14 dagars mellanrum, följande medlemsmöte, varav det ena skall vara ett årsmöte. För sådana beslut fordras minst två tredjedelar av avgivna röster.

Föreningens upphörande.

§13 För föreningens upphörande, fordras att beslut om detta fattas vid två på varandra, med minst 14 dagars mellanrum, följande medlemsmöte, varav det ena skall vara ett årsmöte. För beslut om upphörande av föreningen fordras att minst två tredjedelar av medlemmarnas avgivna röster är för detta beslut.

§14 I händelse av föreningens upphörande skall dess samlingar överlämnas till förening med likartad inriktning. För detta syfte skall styrelsen föreslå alternativa lösningar (bibliotek, förbund eller landsarkiv). Medlemmar vid årsmötet och extra medlemsmöte röstar på förslagen varvid enkel majoritet avgör. Eventuellt befintliga medel disponeras enligt sista årsmötets beslut, som genomförs av namngiven styrelseledamot jämte revisor om inget annat beslutats av mötet.

§15 Beslut om föreningens upphörande delges föreningsregistret, Skånes släktforskarförbund (SkSF) och Sveriges släktforskarförbund genom kopia av sista mötets protokoll. För detta ansvarar föreningens sekreterare.